從影響檔案保存壽命的外部因素看，一般不適宜溫濕度、光照、灰塵、日、霉、水、火以及機(jī)械磨損等因素，都會(huì)造成對(duì)檔案的破壞。所以要配備適合安全保管檔案的檔案密集架設(shè)備，采取措施，滿足溫濕度控制、防光、防火、防盜和防有害生物等檔案保護(hù)技術(shù)要求。

一般在檔案密集架使用的時(shí)候應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)事項(xiàng)。

　　防火

　　火災(zāi)是能夠?qū)n案造成重大損失的直接隱患。因而，檔案庫(kù)房必須在滿足消防要求上采取必要措施做好防護(hù)。在檔案密集架庫(kù)房的裝修裝飾上不應(yīng)采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而應(yīng)使用耐燃、阻燃的材料如防火材料門(mén)、耐燃窗簾、電線等。同時(shí)應(yīng)添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業(yè)還可以加裝消防警報(bào)裝置。

防盜

　　防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設(shè)施，有條件的企業(yè)可以采取電子監(jiān)控警報(bào)裝置，確保檔案的存放安全。

　　防光

　　光線中的紫外線輻射對(duì)紙張中的纖維素和木質(zhì)素都有很大的直接破壞作用，使紙張強(qiáng)度降低，因而檔案密集架、檔案密集架等應(yīng)安放在避免日光直曬之處。較難避開(kāi)的，可采用懸掛遮陽(yáng)窗 簾來(lái)防止光線照射檔案，也應(yīng)盡量避免燈光長(zhǎng)時(shí)間直射檔案。

　　防霉

　　在炎熱、潮濕的環(huán)境下，檔案極易發(fā)生霉變。檔案一旦長(zhǎng)霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內(nèi)部的霉菌還會(huì)使紙張的牢固性在數(shù)天之內(nèi)降低，因此，檔案密集架放置的環(huán)境應(yīng)盡量通風(fēng)。若發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。

　　防蟲(chóng)

　　檔案一旦被蟲(chóng)蛀，嚴(yán)重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案密集柜、檔案密集架等空氣流通，清潔干燥。對(duì)新裝入的檔案密集架的檔案，應(yīng)嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)蛀的，不經(jīng)殺蟲(chóng)處理不得裝入檔案箱柜，對(duì)已裝入檔案密集架的檔案，要經(jīng)常檢查。發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)害，及時(shí)治理。為有效殺蟲(chóng)，可以在檔案密集柜中放置一些檔案專用防蟲(chóng)藥物。

　　防塵

　　灰塵會(huì)摩擦和破壞檔案紙張纖維，會(huì)使檔案字跡線條模糊不清。有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性，對(duì)檔案有較強(qiáng)的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護(hù)者，是各種霉菌的傳播者。所以，保護(hù)好檔案必須做好防塵工作。要經(jīng)常打掃檔案室，清潔檔案密集架，防止灰塵污染檔案。

　　防高溫、防潮濕

　　檔案在高溫潮濕的環(huán)境下容易生霉、長(zhǎng)蟲(chóng)。在條件允許的情況下，應(yīng)避免將庫(kù)房設(shè)置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫(kù)房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè)，使其在一定范圍內(nèi)。為維持庫(kù)房的佳溫、濕度條件，一般可采用自然調(diào)節(jié)和機(jī)器控制兩種辦法。自然調(diào)節(jié)主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風(fēng)的辦法降溫、降濕等。機(jī)器控制則是采用電器設(shè)備，控制庫(kù)房溫濕度，如空調(diào)和抽濕機(jī)等。

　　防止檔案的機(jī)械損傷

　　防止檔案受到如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等的損傷。一方面要采用適當(dāng)?shù)谋９苎b具存放檔案(一般有檔案專用的檔案密集架、檔案室資料柜、手動(dòng)檔案密集架、智能檔案密集架等)，另一方面要注意在使用檔案的過(guò)程中，輕拿輕放，小心維護(hù)。對(duì)已發(fā)生機(jī)械損傷的殘破檔案，可采用托裱、復(fù)制的方法進(jìn)行修復(fù)。咨詢熱線：13606145886